Regolamento Whisleblowing

1. Scopo
Lo scopo del presente regolamento è quello di supportare il processo di gestione delle Segnalazioni (Whistleblowing) di cui al D.lgs. 24/23, secondo modalità atte a garantire la tutela della riservatezza dell’identità della Persona segnalante.
Per la tutela del trattamento dati personali ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 12, 13 e 14 del Reg. UE 2016/679 si rimanda alla specifica “MDP 08.F – Informativa Interessati – Whistleblowing” a cui si rimanda per il dettaglio.
Ai sensi di legge, la FK Group S.p.A. ha attivato propri canali di segnalazioni whistleblowing, di cui al D. Lgs. n. 24/2023, che garantiscono, la riservatezza dell’identità della Persona Segnalante, della Persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.

FK Group S.p.A. ha provveduto ad elaborare la PRO 16 – Procedura Gestione Whistleblowing a cui si rimanda per il dettaglio.

2. La tutela del Segnalante
Uno dei principali cardini della disciplina del whistleblowing è rappresentato dalle tutele riconosciute al segnalante per le segnalazioni effettuate nel rispetto della disciplina garantendo:
– riservatezza della sua identità;
– divieto di atti ritorsivi nei suoi confronti;
– limitazione della sua responsabilità per la rilevazione o diffusione di alcune tipologie di informazioni protette.

Le tutele di cui sopra non si applicano, invece, quando sia stata accertata la responsabilità del Segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la responsabilità civile del Segnalante per aver riferito informazioni false intenzionalmente con dolo o colpa. In queste ipotesi, sono, inoltre, previste sanzioni disciplinari.

3. Soggetti che godono della protezione diversi da chi segnala, denuncia o effettua divulgazioni pubbliche
La tutela è riconosciuta anche a quei soggetti che, tuttavia, potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante, di seguito elencati: 

• Facilitatore, persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado
• Colleghi di lavoro del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• Enti di proprietà – in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi – del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica;
• Enti presso i quali il segnalante, denunciante o chi effettua una divulgazione pubblica lavorano (art. 3, co. 5, lett. d));
• Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica.

4. Chi può effettuare la segnalazione?
FK Group S.p.A. ha provveduto ad applicare applica la procedura la PRO 16 – Procedura Gestione Whistleblowing e garantisce le tutele previste dal D.lgs. 24/23 per le segnalazioni ricevute da:

• Lavoratori subordinati; 
• Lavoratori con contratto di lavoro tempo parziale, intermittente, tempo determinato, somministrazione, apprendistato, lavoro accessorio;
• Lavoratori che svolgono prestazioni occasionali; 
• Lavoratori autonomi che prestano la propria opera presso la Società; 
• Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria opera presso la Società; 
• Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti, che prestano la propria opera presso la Società; 
• Fornitori di beni e servizi della Società; 
• Soci; 
• Persone che, anche di fatto, rivestono funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società. 

5. Cosa può essere segnalato?
Le Segnalazioni (Whistleblowing) possono avere ad oggetto:

• informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti Violazioni commesse;
• informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti Violazioni che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse;
• elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni. 

A titolo esemplificativo e non esaustivo possono essere segnalate:
1) Violazioni delle disposizioni normative nazionali
In tale categoria vi rientrano gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto a quelli specificamente individuati come violazioni del diritto UE come sotto definite.
2) Violazioni della normativa europea
Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione.
3) Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea
Si pensi, ad esempio, alle frodi, alla corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione.
4) Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE).
Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società.
5) Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti.
In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Unione europea.
Le Segnalazioni devono essere fondate su elementi di fatto precisi e concordanti. La Persona segnalante è invitata ad allegare tutta la documentazione comprovante i fatti segnalati, astenendosi dall’intraprendere autonome iniziative di analisi e approfondimento. 

Nel caso, invece, di ricezione di segnalazioni anonime, si specifica che le stesse, qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione, possono essere equiparate e trattate dall’impresa in conformità alle segnalazioni di whistleblowing.

6. Le esclusioni
Sono escluse le segnalazioni di seguito indicate: 

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate. A titolo esemplificativo, sono escluse le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro o discriminazioni tra i colleghi; tali segnalazioni dovranno continuare ad essere inviate al proprio diretto responsabile.; 
• reclami relativi ai prodotti e servizi di FK Group S.p.A. tali segnalazioni dovranno continuare ad essere inviate alle funzioni aziendali di competenza, secondo sistema di gestione qualità.
• segnalazioni di violazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali oppure da atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea con riguardo ai seguenti ambiti: servizi finanziari, prevenzione del riciclaggio di denaro o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente; 
• segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale e di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea.

7. Come effettuare la segnalazione: CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNI

• in forma scritta, attraverso posta ordinaria (raccomandata postale), all’indirizzo della sede della Società “Via Friuli, 21 – 24044 Dalmine (BG)” – Italia.
  È importante per la riservatezza della persona segnalante rammentare che per utilizzare questa via è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse:

• • la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; 
  • la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. 
  • Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al Comitato Whistleblowing.

  La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del gestore”.

• in forma orale, attraverso un incontro diretto con il Comitato Whistleblowing che verrà fissato entro un termine ragionevole di 7 giorni.
  In tali casi, previo consenso della Persona segnalante, la Segnalazione interna potrà essere documentata a cura del personale autorizzato mediante verbale. La Persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

8. Chi è il Comitato delle segnalazioni? 
Il soggetto competente alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni è il Comitato Whistleblowing di FK Group S.p.A. attualmente così costituito:

Il Comitato Whistleblowing tratta i dati in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Reg. UE 2016/679 che opera per nome e per conto del Titolare del Trattamento FK Group S.p.A. ai sensi dell’art. 29, dell’art. 32, par. 4 del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice privacy (art. 12, co. 2 del Dlgs n. 24 del 10 marzo 2023).

Le principali attività del Comitato Whistleblowing sono:
1) rilasciare alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
2) mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante;
3) dare un corretto seguito alle segnalazioni ricevute;
4) fornisce un riscontro alla persona segnalante. 
Non spetta Comitato Whistleblowing accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente/amministrazione oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno di ogni ente o amministrazione ovvero della magistratura. 

9. Canale di segnalazione esterno ANAC e la Divulgazione Pubblica
Il canale di gestione interno è da utilizzare in via prioritaria.
Il canale di segnalazione esterno è gestito da ANAC al sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
I segnalanti possono ricorrere al canale esterno di ANAC esclusivamente nei seguenti casi:
a) il canale interno è attivo ma non è conforme a quanto previsto dal legislatore in merito ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni; 
b) la Segnalazione interna presentata secondo i termini previsti dalla presente procedura non ha avuto alcun seguito;
c) la Persona segnalante ha fondati e comprovati motivi per ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ovvero la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
d) la Persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Alla Persona segnalate è altresì garantita la possibilità di effettuare una divulgazione pubblica in presenza di una delle seguenti condizioni:
a) la Persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna e/o esterna e non è stato ricevuto riscontro nei termini previsti dalla presente procedura in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione;
b) la Persona segnalante ha fondato motivo per ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
c) la Persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Resta ferma la possibilità di denuncia alle Autorità nazionali competenti giudiziarie e contabili.