Le comunicazioni possono essere interne ed esterne.

È considerata interna la comunicazione proveniente dai singoli componenti dell’Organizzazione stessa, dal Medico competente, dal RSPP o dal SPT in merito a rilievi, segnalazioni (anche verbali), osservazioni e richieste relative ad aspetti qualitativi, tematiche della salute e/o sicurezza o etici.

È considerata esterna la comunicazione proveniente dall’esterno in merito a rilievi, segnalazioni, reclami, osservazioni e richieste relative ad aspetti e tematiche di qualità, ambientali, di salute e/o sicurezza ed etica.

I processi di comunicazione verso tutte le parti coinvolte (Datore di lavoro, lavoratori, fornitori, Social Performance-SPT, ecc.) attivati da FK Group si prefiggono di essere trasparenti e comprensibili e hanno lo scopo di trasmettere attenzione e informazioni ai soggetti interessati e coinvolti al fine di sensibilizzarli su tematiche etiche e di responsabilità correlati alle attività e ai luoghi di lavoro.

Tutte le comunicazioni in materia di qualità, ambiente, sicurezza ed etica vengono gestite da RSI e archiviate nell’apposito Archivio informatico su Server.

I principali argomenti di comunicazione delle parti interessate riguardano:

• Politica di Sistema di Gestione Integrato;
• Obiettivi e programmi del SGI;
• Risultati raggiunti;
• Le situazioni non conformi e le azioni correttive e preventive;
• Le situazioni di pericolo ed emergenza.

La comunicazione interna e la sensibilizzazione riguardo le problematiche del Sistema di Gestione Integrato avviene con varie modalità la cui efficacia deve essere valutata e verificata nell’ambito degli audit e del riesame di sistema.

Di seguiti alcuni esempi di comunicazioni interne:

COMUNICAZIONI INTERNE QUALITÀ

• Diffusione della politica;
• Esiti dei monitoraggi interni, degli audit, dei riesami, delle eventuali informazioni ed aggiornamenti relativi al SGI.

COMUNICAZIONI INTERNE ETICA E SOSTENIBILITA’

• Comunicazioni di audit interni e da parte di ente terzo, richieste di incontri periodici con SPT;
• Eventuali modifiche al sistema, newsletter, comunicazioni formative e informative.

Gli strumenti di comunicazione interna che FK Group adotta per facilitare lo scambio di informazioni tra le diverse funzioni aziendali sono rappresentate da:

• Server aziendale;
• Incontri periodici del SPT con lo scopo di creare un confronto tra il personale e favorire lo scambio di idee al fine di innescare miglioramenti aziendali e accrescere il coinvolgimento del personale;
• Comunicazioni formative e informative;
• Bacheca Aziendale.

I principali strumenti per favorire la comunicazione esterna di FK Group sono:

• Manuale e Bilancio SA 8000;
• Sito Internet;
• Newsletter esterne;
• Social Network e pubblicazioni su riviste o giornali;
• Comunicazioni richieste da soggetti esterne che necessitano di risposta scritta;
• Politica di Sistema di Gestione Integrato;
• Lettera informativa ai fornitori.

Il Segnalatore è il lavoratore o il portatore d’interesse che durante l’attività lavorativa rileva una possibile frode, un pericolo o un altro serio rischio che possa danneggiare clienti, colleghi, azionisti o la stessa reputazione dell’impresa; per questo decide di segnalarla.

Le segnalazioni possono essere suddivise in:

• Riservate
• Anonime

Per segnalazione riservata si intende la pratica di consentire ai singoli di segnalare illeciti o comportamenti scorretti mantenendo riservata la propria identità come resa nota al RE e al SPT. Sarà onere di questi ultimi mantenere riservato il nome e le informazioni personali del Segnalante.

La segnalazione anonima invece si riferisce alla pratica di consentire alle persone di segnalare illeciti o comportamenti scorretti senza in alcun modo rivelare la propria identità. Ciò significa che le informazioni personali del Segnalante non sono rese note nemmeno al RE e SPT.

Sia le segnalazioni riservate che quelle anonime offrono alle persone un modo per segnalare illeciti senza temere ritorsioni. È tuttavia essenziale che RE e SPT vengano messi nelle condizioni di dare seguito alla segnalazione, di indagare e intraprendere azioni appropriate. Le segnalazioni anonime sono quindi consentite e pertanto sono ritenute ammissibili perché siano adeguatamente circostanziate e dettagliate.

Le Segnalazioni anonime tuttavia limitano la possibilità per FK Group spa, per il tramite del RE e del SPT, di effettuare un’efficace attività di investigazione in quanto risulta impossibile instaurare un agevole canale informativo con il Segnalante.

Le segnalazioni etiche possono riguardare le seguenti aree:

• Lavoro giovanile
• Lavoro forzato o obbligato
• Salute e sicurezza
• Libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva
• Discriminazione
• Pratiche disciplinari
• Orario di lavoro
• Retribuzione

A titolo informativo e non esaustivo si riportano di seguito alcuni esempi di segnalazioni che possono essere comunicati al RE e SPT tramite il canale di segnalazione:

• LAVORO MINORILE: se si vedono lavorare minori presso FK Group;
• LAVORO FORZATO E OBBLIGATO: se si lavora o si vedono delle persone lavorare sotto minaccia di punizione o costrizione fisica, se vengono richiesti documenti originali o denaro come forme di garanzia. NB: la richiesta di svolgere lavoro straordinario retribuito necessario e nel rispetto dei limiti annuali stabiliti per legge non è equiparabile al lavoro forzato.
• SALUTE E SICUREZZA: se è presente una carenza di istruzione periodica sulla sicurezza, assenza di dotazione di dispositivi di protezione individuale (DPI) o se si rilevino situazioni che potrebbero generare rischi per la salute e sicurezza dei lavoratori.
• LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE E DIRITTO ALLA CONTRATTAZIONE COLLETTIVA: se si verifica che i rappresentati dei lavoratori sono soggetti a discriminazione e non possono comunicare liberamente con i propri associati sul posto di lavoro.
• DISCRIMINAZIONE: se si è oggetto o spettatori di atti di discriminazione nell’assunzione, retribuzione, accesso alla formazione, promozione, cessazione del rapporto o pensionamento in base a razza, origine nazionale, territoriale o sociale, casta, nascita, religione, disabilità, genere, orientamento sessuale, responsabilità familiari, stato civile, appartenenza sindacale, opinioni politiche, età o qualsiasi altra condizione che potrebbe dare luogo a discriminazione.
• PROCEDURE DISCIPLINARI: se si è oggetto o si è spettatori di punizioni fisiche o di insulti, di violenze anche mentali, se si è oggetto o spettatori di pratiche disciplinari contrarie alla dignità e al rispetto della persona e non conformi alla legge. NB: pratiche disciplinari derivanti da comportamenti illeciti dei lavoratori e idonee a quanto previsto dalla legge non sono considerate coercitive o errate.
• ORARIO DI LAVORO: se il lavoro straordinario non è pagato e non è pagato con maggiorazione.
• RETRIBUZIONE: se lo stipendio che si percepisce non corrisponde almeno al minimo contrattuale stabilito dalla legge.

Il Segnalante è invitato a effettuare Segnalazioni che siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi al fine di consentire lo svolgimento delle dovute verifiche e il conseguimento di adeguati riscontri.

Dopo aver effettuato una segnalazione il Segnalante che ravvisa la presenza di eventuali errori può darne immediata informazione attraverso lo stesso canale al quale è stata presentata la Segnalazione.

Le parti interessate (lavoratori, clienti, fornitori, ecc..) possono effettuare segnalazioni attraverso il form on line sul sito Internet di FK Group.

Il canale di segnalazione consente di trasmettere sia segnalazioni anonime che segnalazioni riservate previa presa visione e accettazione dell’informativa privacy mediante la compilazione guidata del modulo di segnalazione. È inoltre possibile allegare documenti a sostegno della segnalazione.

Nel caso di una segnalazione riservata la parte interessata potrà decidere di comunicare la propria identità compilando i campi “nome” e “contatto mail”.

Nel caso di una segnalazione anonima la parte interessata potrà non indicare nella sezione “nome” e “contatto mail” i suoi riferimenti in quanto i campi non sono obbligatori.

FK Group garantisce che nessuna forma di discriminazione sarà esercitata su dipendenti e parti interessate in seguito ad eventuali segnalazioni. Non saranno prese in considerazione le comunicazioni non formalizzate nei modi e nei contenuti indicati nella presente procedura.

È responsabilità del Responsabile Etico (RE) recepire, smistare le segnalazioni ed i reclami pervenuti e coordinare l’eventuale trattazione delle non conformità pervenute a seguito dei reclami coinvolgendo la Direzione responsabile, il personale e le parti interessate.

Tutti coloro che vengono coinvolti nel processo di gestione della segnalazione sono tenuti alla riservatezza. La violazione della riservatezza potrà comportare irrogazioni di sanzioni disciplinari.

Tutte le segnalazioni saranno registrate sull’apposito modulo Mod 15.01 “Registro segnalazioni etiche” che costituisce il database riepilogativo dei dati essenziali delle segnalazioni e della loro gestione.

Il ricevimento di eventuali segnalazioni o reclami è monitorato dalle funzioni responsabili (Responsabile Etico, Rappresentanti dei lavoratori SA8000) con cadenza almeno trimestrale.

Una volta ricevuta la segnalazione spetta al RE ed al SPT valutarne la pertinenza o la non pertinenza.

RE e SPT considerano tra i fattori rilevanti per valutare la segnalazione soprattutto se anonima, la gravità della violazione riportata, la credibilità dei fatti rappresentati e la possibilità di verificare la veridicità della violazione da fonti attendibili.

Le segnalazioni di cui al precedente punto 3 saranno considerate non pertinenti (e quindi inammissibili).

Tali segnalazioni sotto responsabilità del RE:

1. Non saranno portate all’attenzione del SPT;
2. Non saranno gestite;
3. Non saranno pubblicate.

La segnalazione potrà altresì essere ritenuta inammissibile per:

• Mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;
• Manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni SA 8000;
• Esposizioni di fatti di contenuto generico tali da non con consentirne la comprensione.

Le segnalazioni ritenute pertinenti ma lesive della privacy del soggetto segnalato verranno valutate caso per caso dal RE.

Le segnalazioni ritenute pertinenti che implichino una inadempienza rispetto allo standard SA8000 verranno prese in carico dal RE con la collaborazione del Social Performance Team. Si avvierà un’indagine di accertamento; che potrà evidenziare la fondatezza o meno della segnalazione.

Se la segnalazione risulta fondata RE e SPT si attiveranno per:

• Indagare ed analizzare le cause;
• Attivare le azioni di trattamento immediato;
• Attivare le azioni correttive che ne evitino il ripetersi e ne rimuovano le cause;
• Verificare l’efficacia delle Azione Correttiva prevista.

Le Segnalazioni e gli eventuali suggerimenti o proposte inerenti il sistema di gestione etico applicabili alla realtà aziendale e concretamente realizzabili sono valutate nel corso del Riesame della Direzione a cui in conformità ai requisiti previsti dallo standard SA8000 parteciperà il Rappresentanti dei Lavoratori.

Il SPT provvederà a risolvere la tematica oggetto della segnalazione entro un termine ritenuto da esso idoneo a seconda della segnalazione ricevuta.

Se la segnalazione risulta non fondata RE e SPT procedono con l’archiviazione motivando adeguatamente le proprie scelte.

In entrambi i casi verrà comunque compilato il “Mod 15.1 Registro segnalazioni Etiche”; Il modulo riporterà:

• L’ambito della segnalazione;
• Il giudizio di pertinenza;
• La fondatezza o meno della segnalazione;
• I risultati dell’istruttoria;
• Le soluzioni proposte.

Se la segnalazione ricevuta è una segnalazione “riservata” verrà dato riscontro direttamente al segnalante tramite l’invio del modulo tramite e-mail.

Se la segnalazione ricevuta è una segnalazione “anonima” il modulo verrà esposto in bacheca e registrato su Mod 15.1. Verranno oscurati i dati sensibili che possano ledere la privacy del/i soggetti/i segnalato/i.

Nel caso in cui risulti necessario avvalersi dell’assistenza tecnica di professionisti terzi nonché del supporto specialistico del personale di altre funzioni/direzioni aziendali è necessario – al fine di garantire gli obblighi di riservatezza richiesti dalla normativa – oscurare ogni tipologia di dato che possa consentire l’identificazione della persona segnalante o di ogni altra persona coinvolta.

Nel caso in cui l’azienda non affronti o non risolva in modo soddisfacente le problematiche etiche e sociali segnalate il segnalatore potrà inoltrare i reclami etici e gli appelli all’ente di certificazione SA8000 ed in ultima istanza al Social Accountability Accreditation Service mediante:

• Inoltro all’ente di certificazione – TUV NORD ITALIA
  Sede Centrale: Via Filippo Turati 70, 20023 Cerro Maggiore (MI)
  Tel. 0331 541488, Fax: 0331478854, Mail: Info@tuev-nord.it
• Inoltro al SAAS (Social Accountability Accreditation Service)
  Ente di Accreditamento SAAS – Social Accountability Accreditation Service – 9 East 37th Street; 10th Floor, New York NY 10016
  Tel. +1 (212) 684-1414, Mail: info@sa-intl.org